Folyamat leírás útmutató

Folyamat leírási útmutató

Folyamat: Változások, történések egymáshoz kapcsolódó sorozata, amely logikailag sorban vagy párhuzamosan összetartozó tevékenységek összességét írja le.

A folyamat a szervezet működtetése során bizonyos ismétlődést mutat. A folyamatnak van kezdeti bemenete és olyan kimenete, amely megváltoztatja a bemenetet, vagyis a szervezet működését előmozdító többletet hoz létre.

Tevékenység: Olyan tervszerű, tartós és folyamatos cselekvés, amely egy szervezeti cél elérésére irányul. A folyamatlépések szinonimája.

Felelős: Az a személy vagy szervezeti egység, aki/amely a tevékenység bekövetkezésére a legközvetlenebb hatást gyakorolja, vagyis a tevékenység teljesítését végzi.

Résztvevők:

Nem a konkrét személy jelölődik a folyamatban, hanem a szervezeti, munkaköri szerep, munkakör. 

Mielőtt egy folyamat leírására sor kerül - a tisztánlátás végett -, választ kell adni a következő kérdésekre:

  • Mi a célja az adott folyamatnak?
  • Ki a folyamat végbemenetelének fő felelőse?
  • Az folyamat lezajláshoz milyen bemenetek szükségesek, milyen kézzel fogható, tárgyiasult eredményei vannak a folyamat megfelelő módon történő lefolyásának?
  • Melyek a folyamat végrehajtásának technikai szükségletei, milyen rendszerek, eszközök kapcsolódnak a folyamathoz?
  • Mikor zajlik le a folyamat, hol vannak a folyamat szervezeti kapcsolódási pontjai?
  • Mely tevékenységekkel írható le a folyamat végrehajtása?

 

Tevékenység leírás:

A folyamat tevékenységeinek leírásánál törekedni arra, hogy ne fogalmazzunk túl általánosan, az evidencia jellegű cselekvéseket ne értelmezzük külön tevékenységnek, és kerüljük a bizonytalan, félreérthető megfogalmazásokat. A folyamat leírása minden esetben kellően tömör, mindazonáltal a folyamatlépés egyértelműen azonosítható, lényeges tulajdonságai mindig rögzítésre kerülnek.

Hüvelykujjszabály, hogy egy valós folyamat 8-20 tevékenységgel leírható. Bonyolult működési folyamat leírása esetén a működés későbbi hatékonyabb menedzselés érdekében célszerű alfolyamatokra (subprocess) kategorizálni a logikailag összetartozó részeket.

A leíráskor egységes nyelvezetet használunk, ehhez hasznos segédlet egy  iránymutató szótár megszerkesztése,  mely a leggyakoribb leíró igéket összegzi.

Példa:

Értékel

Ellenőriz

Összegyűjt

Feldolgoz

Leír

Felkészít

Dönt

Tájékoztat

Jóváhagy

Nyomon követ

Képez

Értesít

Közzétesz

Felülvizsgál

Kivizsgál

Kidolgoz

Végrehajt

Meghatároz

Megvitat

Engedélyez

 

Hozzászólás (0)

Szóljon hozzá

Válaszoljon